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天津农学院会议室使用管理办法 (2009年3月17日修订)
2014-06-17 14:08  

学校会议室是创建校园文化、开展精神文明建设的重要阵地,也是学校进行学术研讨与交流的重要场所。鉴于目前我校各类会议室的增加和各级各类会议的增加,为进一步加强管理,充分发挥现有各类会议室的作用,特将2006年3月制定的《天津农学院会议室使用管理办法》予以重新修订:

(一)、管理归口

1、校办公室负责会议室的统筹管理和协调安排使用。

2、由会议室所在楼物业具体负责会议室的日常管理。具体负责:室内财产的保管、室内卫生保洁、室内门窗及电器的关闭、使用交接手续办理、钥匙交接等。

3、所有会议室的灯光、音响、多媒体投影等的操控工作、日常调试报修工作均由网络与现代技术教育信息中心指定专人负责。

二)、使用范围及预约程序

1、按照“天津农学院行政办事规程”(见校办网站工作制度)中会议安排管理之规定,列入每周会议计划的会议优先编排使用会议室;各院、部、处、室如需使用会议室一般要提前3天向校办申请预约,以便全校安排使用。若各院部处室拟预约的会议室与学校每周列入会议计划或已预定的会议室与临时性校级重要会议发生冲突时,以全校性会议为先。

2、礼堂、报告厅主要用于全校性大型活动、演出、学术活动及重要会议等,如有特殊活动需要,需经校办公室负责人批准,方可列入使用计划。

3、申请使用会议室可以在学校OA办公网上申请,要求要逐项填写申请单中各栏,并在“其它说明”栏中注明参会人数、使用设施等,经批准后方可使用;任何单位不得擅自使用。

(三)、使用规定

1、按照“谁使用谁负责”的原则,使用部门须派专人负责本部门活动期间的管理及安全工作。

各类会议、文化娱乐、电影、演艺等活动必须坚持健康有益、积极向上的原则,并严格执行国家有关政策法规和学校的相关规定,严禁进行违法违纪活动。

会议室是学校重点防火部位。禁止在场内吸烟、生火;严禁携带一切易燃品和危及安全的化学药品入内;未经允许,任何部门和个人不得私自乱接电线;禁止乱动消防设施;礼堂禁止使用不符合安全标准的舞台布置等。会议室配有防火、防盗、应急灯等设施,使用部门工作人员应在每次活动前后进行检查。在举办活动期间,使用部门工作人员要加强巡视,确保安全。

2、会议期间非接待客人和非与会人员不得随意进入会议室。

3、凡进入会议室的人员必须自觉遵守会议室使用管理规定。遵守社会公德,讲究卫生;不准吸烟,不准随地吐痰,不准乱丢果皮纸屑;不准喧哗,不准打架斗殴和损坏公物;不得在座椅墙壁上乱写乱画和随意张贴广告画报装饰物,不得在会议室内进餐;不得随意移动场内任何设施。对于违反本规定的人员,会议室管理人员有权制止、教育、直至通知有关部门处理。

4、会议室使用结束后,使用部门必须负责把设施还原,及时通知物业搞好卫生保洁等,做好交接工作,使用后,如发现设施损坏等情况要及时报告物业管理人员并与院办联系,及时修复,对因使用不当造成设施损坏的单位和发现问题不及时报修的单位,一经发现,要追究当事人和相关领导的责任。

5、严禁任何人将会议室钥匙带走隔夜归还,以免贻误会议室的正常使用。

6、对于不按规定要求使用会议室的单位,校办有权提出批评,对其再次使用会议室提出明确要求。

四)、会议室物品的配备

1、校级各种党政综合性会议和专题会议及宾客的接待,由校办配备水杯、水、茶等用品。

2、各院、部、处、室组织的本部门会议原则上自备会议用品。

3、有会议经费的各种业务性会议由承办会议的部门准备会议用品。

五)、本办法自发布之日起施行,由校办公室负责解释。

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