一、 公文处理

行政公文是行政工作的重要载体，公文处理贯穿行政管理的全过程，直接关系到管理工作是否高效、有序和规范。

（一）请示、报告的呈送程序及要求

1.各单位呈送校领导审阅签批的各类请示和报告要按程序递送。各院、部、处（室）需要呈送校领导的请示、报告应报送校办公室（以下简称校办）转呈。除校领导直接交办的具体事务性的事项外，各单位不得直接向校领导呈报。

2.校办接到报送的请示、报告要统一编号、登记后，根据校领导主管工作范围提出拟办意见，并呈送主管校领导批示。

3.校领导批示后，由校办登记批复意见，并根据批复意见退回原单位保存或交承办工作的业务部门办理、保存，同时将批示意见通知呈送请示、报告的单位。

4.凡需领导会签或需各部门协调解决的问题，由校办根据主管校领导的意见，进行分送、通知或催办、协调。

（二）请示、报告的处理程序及要求

1.对于由校领导批转的请示、报告，承办部门要责成专人进行登记、编号，并本着小事不过天，大事不过三（天）的原则抓紧办理，同时要及时答复来文单位，并将处理结果报校办，由校办转报批文领导；或视请示、报告内容在要求的时限内提出拟办意见送校办转呈校领导批示；若问题比较复杂，一时不能解决的，亦应在上述期限内将办理情况告知来文单位。

2.要注重调查研究。各职能处室要在办文过程中深入基层调查研究，做到胸中有数，以便实事求是地处理好来文，更好地为基层服务。

(三)行政发文工作程序及要求

1. 根据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）及《天津市实施<国家行政机关公文处理办法>细则》的规定，我校行政发文是以“天津农学院”和“天津农学校办公室”两种名义对上级机关、平行单位或学校所属单位发出的正式红头公文。

2.发文一般由主办单位拟稿，属综合性的，非职能部门业务范围内的文件，可根据实际情况由校办拟稿。

3.要提高文件质量。文件内容要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级的规定精神，要符合我校的各项规章制度，行文要主题明确，层次分明，措施具体，切实可行，文字要精练准确，格式要规范。

4.文件草拟、审核、签批、印制、发送等行文要求，按我校《行政公文行文及文式规则的说明》办理。

(四)职能处室直接收文的处理程序

1.我校职能处室收到上级对口职能部门的直接来文或顺便捎回来的文件，应一律交校办转机要室登记分发，不得自行处理或直接转给相关部门处理。

2.各职能处室代表学校参加会议，在会议上领取的文件也要按规定及时送校办登记，由校办按公文处理的有关程序统一办理。

3.各职能处室以各种方式直接收到的上级来文，必须坚持“先登记、后使用”的处理原则，即在接到来文后，首先送交校办登记，然后再办理借阅、使用手续或持复印件使用。

4.凡因违反本规程而造成上级来文丢失或延误来文所布置的工作进度的，应由直接收文部门的主要负责人承担责任。

二、会议安排管理

(一)会议召开原则

1.高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持者、议题、议程、时间、地点等安排预先告知与会者。

2.精简。大力精简会议，尽量缩短会期，减少与会人员，能合并召开的会议要尽可能统筹合并。

3.务实。把工作重点放在深入实际、深入教学科研第一线，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。

4.节约。会议要厉行勤俭节约，要严格控制将会议地点安排在校外、市外，特殊情况需经院主要领导批准，会议所需经费由主办部门自行解决，严禁铺张浪费。

（二）会议的安排

1.凡召开全校性大会、全校中层干部会，须经校党政主要领导批准，列入会议计划；凡各职能部门召开的涉及多个部门负责人参加的各类会议，均须提前报经主管校领导批准后报校办，列入会议计划。属全校综合性会议，由党办、校办负责会议的筹备，有关部门予以配合；各职能部门召开的会议，由会议召集部门负责会议筹备。

2.校办统一安排、协调列入计划的会议时间、地点、参加人员，防止发生冲突。各会议主办部门务必于每周五中午12点前将下周召开的会议方案报校办，校办于周五下班前协调完毕并将会议安排通知（电话或网上公布）到有关领导和部门。

3.列入会议计划的会议，如遇特殊情况需改期、改址、更改会议内容或安排新的会议时，主办部门应提前报校办调整会议计划。未经校办同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改列入计划的会议。

4.各部门召开的会议，需请主管校领导参加，应提前向校办申报，由校办按主管校领导指示回复召开会议的部门。如需使用会议室，在与列入每周计划的会议不相冲突的前提下，可按照学校会议室管理程序使用会议室。

5.各部门自行安排的会议如与学校每周列入计划的会议发生冲突时，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，做出调整。

6.我校承接上级机关或社会团体委托承办的会议，须事先以书面形式向校办申报，在经校主要领导批准后，方可进行筹备。会前的准备工作，由承办部门负责，校办负责协调有关事宜。会议所需经费，一般应按照“以会养会”的原则解决。

(三)会议的组织

1.会议通知：由会议主办部门依据校办会议安排拟定的时间，发文字或电话通知。

2.会议筹备工作：视会议内容，由牵头组织的部门负责协调，将会议的有关工作落实到各有关部门进行筹备（领导讲话、会场布置、安全保卫、音响、会议通知、会议方案等）。

3.会议签到：会议组织者应事先准备签到表、册。学校召开的中小型会议实行个人签到，规模较大的会议实行单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况进行检查或抽查。

4.会议文件及会议档案：全校性会议的文件由主办单位准备，会议结束后，应及时将一套完整的会议文件整理归档，按规定时间移交院综合档案室；一般性工作会议由主要职能部门负责会议记录和纪要整理，会议纪要经主管校领导签发后，公布执行或发至相关部门备忘存查。重要会议由主办单位起草信息，报校办统一审定后报上级有关部门。

(四)会议纪律

1.与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假；有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。

2.会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。

3.校办将定期对会议纪律执行情况（包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况）在全校范围内通报。各单位领导要重视对会议纪律的执行，率先垂范，促进良好会风的形成和良好作风的培养。

三、工作汇报的程序和要求

（一）职能处室及成教学院、高职学院可直接向主管校领导汇报工作。各系、部的具体工作事宜应分别向相关的主管校领导汇报，由主管校领导负责向校长汇报各部门反映的问题及处理情况或安排有关部门直接向校长汇报。校领导可视具体情况，定期或不定期地直接听取有关职能处室和系部的工作汇报。各单位、部门认为有必要时，也可直接向校长汇报工作，但在此之前必须首先向主管校领导汇报并听取主管校领导的意见。

（二）各职能处室对于校领导交办的工作，要在规定的时限内完成并主动汇报完成情况。未明确规定时限的，要本着“小事不过天，大事不过三（天）”的原则抓紧办理，特殊情况也应在一周之内将办理结果或进展情况向校领导汇报。职能处室对校领导交办的工作有不同意见时，应当面提出，若不同意见被校领导否决，则允许保留意见，但必须根据“下级服从上级”的原则认真执行交办的工作任务，决不允许固执己见、顶着不办，或者阳奉阴违，拖着不办。

四、其它活动的安排程序

为使校领导集中精力抓好大事、办好实事，须从严控制邀请校领导同志出席各部门组织的会议和各种礼节性活动。

（一）各单位在安排各种会议、活动时，凡不必邀请校领导出席的，就不要邀请校领导出席。必须邀请校领导出席会议或参加活动（包括外事活动）时，要事先向校办申报，由校办统一安排。各单位不要直接向领导同志发送邀请。

（二）凡需请校领导出席的活动，一般应按照“谁主管、谁出席”的原则，予以对口安排，不要请其他校领导陪会，邀请单位应事先将活动的内容、安排向准备出席该活动的校领导介绍清楚。对于事先未打招呼的临时邀请，原则上不予安排。

（三）应邀出席基层单位组织的会议或活动的主管校领导因故不能出席时，可委托对口主管部门的负责人代表校领导出席，并由校办正式通知邀请单位。

五、本规程由校办负责解释，自发布之日起执行。